Privacy binnen de Corvers

Privacy binnen de Corvers

In de afgelopen jaarvergadering hebben wij u reeds op de hoogte gebracht dat wij bezig waren met de inventarisatie van alle persoonlijke gegevens van leden en wat het doel was om deze gegevens in ons bezit te hebben.
Thans ligt er een register met daarin de gegevens en het doel waarom wij dit gegeven in ons bezit willen hebben.

Algemeen

Uw privacy is van groot belang. De Corvers verzamelt geen persoonsgegevens tenzij deze op vrijwillige basis worden verstrekt. Alle persoonsgegevens, die u via het inschrijfformulier voor lidmaatschap verstrekt, worden behandeld conform de vigerende wetgeving op het gebied van de privacy.
Met het invullen en versturen van het inschrijfformulier voor lidmaatschap, of het verzenden van een e-mail geeft een bezoeker de Corvers toestemming zijn of haar persoonlijke gegevens op te slaan en te gebruiken voor het verlenen van aangevraagde informatie en diensten en voor het gebruik voor statistische doeleinden.
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Korfbalvereniging De Corvers te Hilversum verwerkt persoonlijke gegevens van de leden (voornaam, achternaam, geslacht, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer(s) en/of e-mailadres en rekeningnummer) in het kader van het lidmaatschap van de vereniging, zoals het innen van de contributie, het samenstellen van teams, het organiseren van wedstrijden, het publiceren van verslagen. In het bijzonder worden er persoonsgegevens gedeeld met het Koninklijk Nederlands Korfbal Verbond (KNKV) en functionarissen van andere verenigingen, die als scheidsrechter functioneren. Dit gaat via de database van de bond “sportlink”en de bijbehorende wedstrijdapp. Tevens gebruiken wij beeldmateriaal voor promotiedoeleinde en informatievoorziening binnen onze vereniging, welke gezien kan worden door (niet) leden van onze vereniging.
Daarnaast registreert de Corvers contactgegevens (voornaam, achternaam, geslacht, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en/of e-mailadres) van anderen: niet-sportleden, ere-leden, leden van verdienste, donateurs, vrijwillige begeleiders en vrijwillige deelnemers aan de organisatie. Doel van het verwerken van deze gegevens ligt in het toezenden van de nieuwsbrief en het innen van contributie/donatie.

In onderstaand Statement willen wij u hierover graag duidelijk en transparant informeren. In het statement geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door korfbalvereniging de Corvers.

Privacy-statement

1. Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam, adres en leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar u herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld uw adres of e-mailadres, maar bijvoorbeeld ook uw voornaam samen met uw geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Foto’s en video’s, verder aangeduid als ‘beeldmateriaal’, worden in dit kader ook gezien als persoonsgegevens.

2. Welke persoonsgegevens hebben wij van u?
De Corvers heeft jouw persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt via het inschrijfformulier lidmaatschap. Als wij in onderstaande tekst spreken over leden verstaan wij hieronder ; huidige leden, oud leden, leden van verdienste, ereleden en begunstigers.
Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
– Voor- en achternaam
– Geslacht
– Geboortedatum
– Adresgegevens
– Telefoonnummer en mobiele nummer
– E-mailadres (bij minderjarige van de ouders)
– Bankrekeningnummer

3. Verwerkt korfbalvereniging de Corvers uw persoonsgegevens?
De Corvers verwerkt de persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dit zijn in ons geval de volgende groepen:
– Leden van de Corvers (of ouders);
NAW-gegevens, geboortedatum, geslacht, telefoonnummer(s) en/of e-mailadres en rekeningnummer;
– Kaderleden van de Corvers;
NAW-gegevens, geboortedatum, geslacht, telefoonnummer(s) en/of e-mailadres, rekeningnummer en kaderfunctie;
– Derden
Contactgegevens van partijen met wie wij samenwerken zoals andere verenigingen, organisaties, relaties, gemeentelijke/provinciale instanties.
– Het Koninklijk Nederlands Korfbal Verbond (KNKV)
Opgave van persoonsgegevens van spelers en kaderleden/begeleiders en/of functionarissen van de Corvers aan het KNKV, die als scheidsrechter functioneren voor verificatie-doeleinden. Deze uitwisseling vindt primair digitaal plaats via de wedstrijdapp van de KNKV.
Daarnaast worden aan het KNKV persoonsgegevens van spelers en kaderleden verstrekt voor (geanonimiseerde) statistieken over de korfbalsport. De ondersteuner van de database genaamd Sportlink heeft inmiddels een verwerkingsovereenkomst met de KNKV.
– Vrijwilligers en deelnemers aan de activiteiten van de Corvers, niet zijnde
lid van onze vereniging (naam, e-mailadres en telefoonnummer).

4. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
De Corvers is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoons-gegevens. Afhankelijk van de bovenstaande groepen zijn hiervoor verschillende beheerders aangesteld:
– Leden en kaderleden :
De ledenadministratie wordt uitgevoerd door de secretaris van het bestuur van de Corvers en staat op een beveiligde computer. Deze computer is beveiligd met een wachtwoord (bekend bij de secretaris) en security patches worden, mits beschikbaar, toegepast. De computer is tevens voorzien van een adequate virusbescherming. Elke keer dat er mutaties worden gedaan, wordt ook een back-up van de gegevens gemaakt en verzonden aan de penningmeester en voorzitter. Deze back-ups worden op beveiligde computers bewaard. De inning van de verschuldigde contributie wordt uitgevoerd door de penningmeester en staat op een beveiligde computer. Deze computer is beveiligd met een wachtwoord (bekend bij de penningmeester) en security patches worden, mits beschikbaar, toegepast. De computers zijn tevens voorzien van een adequate virusbescherming.
– Derden, vrijwilligers en deelnemers aan activiteiten van de Corvers;
Deze gegevens liggen ter inzage bij een kaderlid dat deze gegevens ten behoeve van het uitvoeren van zijn functie in zijn bezit heeft, na akkoord van de betreffende derden.
– KNKV ;
Deze gegevens worden op gelijke wijze als hierboven beheerd door de secretaris van de Corvers.

4. Waarvoor verwerkt de Corvers deze gegevens?
De persoonsgegevens die de Corvers verwerkt, worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:
– Leden en kaderleden:
– de lidmaatschapsgelden vast te stellen en te kunnen incasseren
– de teamsamenstelling te realiseren
– de nieuwsbrief en nieuwsflits te versturen
– de teamapps samen te stellen
– de historie van de vereniging te waarborgen
– oud leden te benaderen op moment dat er een lustrum is
– huidige wet- en regelgeving, om vast te kunnen stellen wie beslissingsbevoegd is en wie waarvoor aangesproken kan worden, conform de statuten en het huishoudelijk reglement
– Derden en KNKV:
– worden vastgelegd om in contact te kunnen treden in het kader van het
functioneren als (korfbal)vereniging.
– Vrijwilligers en deelnemers aan activiteiten van de Corvers;
– worden vastgelegd om vrijwilligers in te kunnen schakelen voor het uitvoeren van diverse activiteiten;
– Deze gegevens worden vastgelegd om aankomende leden kennis te laten maken met de korfbalsport en andere activiteiten van de Corvers.

5. Verwerkt de Corvers ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, religie, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. De Corvers verzamelt en verwerkt deze gegevens niet.

6. Hoe gaat de Corvers met mijn persoonsgegevens om?
Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig en niet langer bewaard dan nood-zakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij dienen.
– Uw persoonsgegevens worden buiten de vereniging gedeeld met het KNKV en functionarissen van andere verenigingen, die als scheidsrechter functioneren mits u bondslid bent of verenigingslid in de database van de KNKV.
– De korfbalwedstrijden en andere verenigingsactiviteiten worden als openbare evenementen aangemerkt. Voor communicatie- en promotie-doeleinden kan beeldmateriaal gebruikt worden voor plaatsing in de nieuwsbrief en/of op de website www.decorvers.nl en/of op Facebook of de regionale dagbladen. Voor leden, die spelen in Senioren-1 geldt dat hun voor- en achternaam kan worden genoemd door regionale (dag)bladen. Voor het verdere beleid omtrent social media is er een reglement opgesteld als amendement.
– Alle andere vormen van het delen van informatie met derden, vinden niet zonder hun toestemming plaats.
– Als een mail verstuurd wordt naar meerdere personen, worden de e-mailadressen in de BCC geplaatst.
– Is deelname aan een teamapp niet gewenst dan kunt u dat aangeven bij de eigenaar van de betreffende app.

7. Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
Afhankelijk van de gegevensgroepen is hiervoor een gemachtigde aangesteld:
– Leden en kaderleden:
De ledenadministratie kan alleen worden ingezien door de bestuursleden van de Corvers.
– Derden:
Deze gegevens kunnen worden ingezien door het betreffende kaderlid.
– KNKV:
Deze gegevens kunnen door het bestuur en TC worden ingezien en de betreffende verwerker van de KNKV waarmee een verwerkersovereenkomst is opgesteld.
– Vrijwilligers en deelnemers aan activiteiten van de Corvers:
Deze gegevens kunnen worden ingezien door de bestuursleden van Corvers en worden op verzoek beschikbaar gesteld aan kaderleden die belast zijn met de uitvoering van activiteiten waarvoor de betreffende vrijwilliger(s) word(t)(en) ingezet, al dan niet in werkgroepverband.
Alleen de gegevens welke op dat moment noodzakelijk zijn worden verstrekt. De bestuursleden en leden van een projectgroep zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van deze gegevens te respecteren;

9. Hoelang worden mijn gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan uw lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie, zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren.
Ten behoeve van de verenigingshistorie worden de voor-en achternaam, de geboortedatum, het geslacht en contactgegevens bewaard (voor uitnodigingen lustrum), ook na beëindiging van het lidmaatschap.
De gegevens welke zijn ingevoerd in de database van de KNKV zullen worden verwijderd.
Mail- en schriftelijke communicatie met persoonsgegevens worden uiterlijk na 2 jaar geschoond na contact met de betreffende persoon. (op basis van het laatst binnengekomen bericht over hetzelfde onderwerp).

10. Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is de Corvers gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

11. Kan ik zien welke gegevens de Corvers van mij verwerkt?
U kunt een verzoek indienen bij de secretaris van de Corvers om deze gegevens in te zien.

12. Waar kan ik terecht met een vraag, klacht of een verzoek tot correctie of wissen van gegevens?
Voor bovengenoemde zaken kunt u zich richten tot het bestuur van de Corvers. Het bestuur zal deze verzoeken behandelen zoals is beschreven in de geldende wet- en regelgeving. Mocht uw vraag, klacht of verzoek niet naar wens zijn afgehandeld, dan hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen
Korfbalvereniging de Corvers behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te
brengen in dit privacy statement. Het verdient aanbeveling om het privacy statement op te vragen bij de secretaris of te lezen op de website van De Corvers zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent.

Privacy instellingen zelf beheren in de KNKV wedstrijdzaken app

De ledenadministratie en communicatie met de KNKV gebeurt via Sportlink. DE Corvers voert de volgende persoonsgegevens in: naam, adres, geboortedatum, geslacht en emailadres + pasfoto (voor spelende leden). De bond koppelt hier een relatiecode aan.
Wedstrijden worden tegenwoordig digitaal afgehandeld, daarvoor is een mobiele app ontwikkeld door Sportlink: KNKV Wedstrijdzaken. Via deze app. kun je personen, teams en verenigingen zoeken en volgen. De Corvers zet de privacy instelling standaard op normaal. Dit betekent dat je zichtbaar bent met naam en foto.
Via de KNKV Wedstrijdzaken app. kun je, naast het zien van het wedstrijd-programma, uitslagen en standen, ook zelf je privacy instellingen zelf beheren en je pasfoto vervangen.

Deze KNKV Wedstrijdzaken app is door iedereen te downloaden in de Appstore of Playstore. Hoe je dit kan doen staat op de website van de Corvers.
Het privacy niveau van onze leden zetten wij standaard op normaal. Dat betekent foto en naam zichtbaar. Je kunt dit aanpassen naar beperkt (alleen naam) of afgeschermd (geen info).
Ook kun je je pasfoto wijzigen.(nodig als je spelend lid bent op je digitale spelerspas of coach of scheidsrechter). Let op dit is mogelijk vanaf 1 juli tot ca. begin januari!

Lukt het niet om in te loggen met uw emailadres of wilt u met een ander emailadres inloggen geef dit dan door aan de vereniging via het secretariaat. Bij haar kunt u ook de privacy-instellingen en/of pasfoto aan laten passen als u niet de app wilt downloaden.

Privacy en social media

In een tijd waarin steeds meer gebruik wordt gemaakt van ICT, is het voor verenigingen steeds belangrijker dat zij weten hoe ze om moeten gaan met beeldmateriaal van leden, kaderleden, derden, vrijwilligers en deelnemers aan activiteiten van de Corvers. Beeldmateriaal is een van de vormen van ‘persoonsgegevens” en vallen dus onder de AVG.
Voor een vereniging is het erg belangrijk dat zij altijd toestemming vragen voor het gebruik van foto’s en video’s van eerder genoemde groepsleden. Ook gelden er eisen voor de vorm waarin toestemming wordt gevraagd.
De wet.
Onder de privacy wetgeving vallen dus;
– foto’s die je als vereniging in de nieuwsbrief of nieuwsflits plaatst;
– foto’s of video’s die je plaatst en/of deelt via sociale media;
– foto’s of video’s welke je gebruikt in het clubhuis of op activiteiten binnen de
vereniging.
Eisen aan toestemming
Als de Corvers foto’s of video’s van genoemde groepsleden gebruikt, dan is daar altijd toestemming van het betreffende lid voor nodig. Bij leden onder de 16 jaar is daar de toestemming van de ouder voor nodig.
Hierbij gelden de volgende voorwaarden:
De toestemming moet in vrijheid worden gegeven. Hiermee wordt bedoeld dat ouders en leden altijd moeten kunnen weigeren, zonder dat daar sancties aan zijn verbonden. De inschrijving van een lid bij de Corvers mag bijvoorbeeld niet afhankelijk zijn van de toestemming om beeldmateriaal te gebruiken.
De toestemming moet ‘ondubbelzinnig zijn’. Dit betekent niet dat je mag aannemen dat de ouders het goed vinden dat je beeldmateriaal gebruikt. Wie zwijgt, stemt dus NIET toe. Ook mag je de toestemming niet verbergen in de voorwaarden bij inschrijving, statuten en/of huishoudelijk reglement. De Corvers moet de toestemming altijd kunnen aantonen.
De toestemming is specifiek. Dit houdt in dat het duidelijk is voor de leden of ouders van minderjarige leden, waarvoor toestemming wordt gegeven. Bij het vragen van toestemming is duidelijk hoe het beeldmateriaal wordt gebruikt: bijvoorbeeld op de website, nieuwsbrief of sociale media), en wat het doel is (bijvoorbeeld informeren van de ouders en leerlingen of promotie van de school).
Toestemming die eenmaal is gegeven, mag op ieder moment worden ingetrokken. En natuurlijk gebruik je het beeldmateriaal niet als er (nog) geen toestemming is gegeven.
Geldigheid toestemming
Het is niet noodzakelijk om jaarlijks opnieuw toestemming te vragen.
Beveiliging
Volgens de AP moeten verenigingen beeldmateriaal van leden goed beveiligen. Leden en ouders moeten de garantie hebben dat foto’s en video’s niet in verkeerde handen terecht komen.
Filmen/fotograferen door leden en ouders van leden
Het aantal ouders en leden dat met camera’s en smartphones foto’s maakt of filmt op de vereniging is in de afgelopen jaren flink toegenomen. Ook deze foto’s komen al snel op Facebook of YouTube.
Ook hier geldt dat De Corvers voor álle kinderen een veilige omgeving moet zijn, en niet een plek waar zij (en hun ouders) het risico lopen ongewenst gefotografeerd te worden.

Het maken van foto’s en video’s door ouders en leden van de Corvers kunnen wij als vereniging moeilijk verbieden. We willen er wel afspraken over maken, want een vereniging is niet zomaar een openbare plaats waar iedereen toegang toe krijgt.

We leggen, via ondertekening van het formulier voor goedkeuring of afkeuring, vast dat u op de hoogte bent van de volgende afspraken.
Wij gaan ervan uit dat iedereen terughoudend is met het maken van foto’s en video’s en het plaatsen ervan op social media.
Het maken van foto’s en video’s van leden van de Corvers is alleen toegestaan na toestemming van bestuursleden, waarbij de volgende specifieke afspraken gelden:
– Wees terughoudend met het maken van foto’s en video’s;
– Maak foto’s en video’s alleen voor eigen gebruik;
– Zet geen foto’s en video’s van mensen op publiekelijk toegankelijke websites of social media;
– Maak overzichtsfoto’s, waar individuele kinderen niet of nauwelijks te herkennen zijn;
– Maak een close-up alleen van jezelf of je eigen kind.